برگزاری ایونت یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های تجاری، فرهنگی و اجتماعی محسوب می‌شود. در دنیای امروز، رویدادهای مختلف نقشی کلیدی در برقراری ارتباط میان افراد، معرفی محصولات و خدمات و ایجاد تجربیات به‌یادماندنی ایفا می‌کنند. موفقیت در برگزاری رویداد نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، درنظرگیری جزئیات مختلف و هماهنگی بین تیم‌های متعدد است.
هدف از برگزاری ایونت چیست؟
تعیین هدف از برگزاری ایونت اولین و مهم‌ترین گام در فرایند برنامه‌ریزی محسوب می‌شود. متداول‌ترین اهداف ایونت‌ها عبارت‌اند از:
- افزایش آگاهی از برند و محصولات جدید یکی از اصلی‌ترین اهدافی است که شرکت‌ها در نظر می‌گیرند. رویدادهای معرفی محصول فرصتی عالی برای نمایش ویژگی‌های منحصربه‌فرد کالاها و خدمات جدید فراهم می‌آورند. همچنین، ایجاد ارتباط مستقیم با مشتریان بالقوه و فعلی امکان درک بهتر نیازهای بازار و دریافت بازخورد فوری را فراهم می‌کند
- شبکه‌سازی و گسترش روابط کاری از دیگر اهداف مهم رویدادهای تجاری است. همایش‌های صنعتی، نمایشگاه‌ها و کنفرانس‌های تخصصی فرصت بی‌نظیری برای برقراری ارتباط میان فعالان حوزه‌های مختلف ایجاد می‌کنند. این ارتباطات می‌تواند منجر به همکاری‌های تجاری مفید، تبادل تجربیات و دانش و حتی شکل‌گیری مشارکت‌های استراتژیک شود
- آموزش و انتقال دانش نیز از اهداف اساسی بسیاری از رویدادها محسوب می‌شود. وبینارها، کارگاه‌های آموزشی و سمینارهای علمی می‌توانند فرصت مناسبی برای به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات جدید، معرفی روش‌های نوین کار و ارتقای سطح مهارت‌های شرکت‌کنندگان فراهم آورند
مراحل برگزاری ایونت
فرایند برگزاری ایونت شامل مراحل متعددی است که هر کدام اهمیت ویژه‌ای دارند. مرحله اول، برنامه‌ریزی اولیه و تعیین چارچوب کلی رویداد است. در این مرحله، تیم برنامه‌ریزی باید اهداف، بودجه، زمان‌بندی و مخاطبان هدف را به‌طور دقیق مشخص کند.
مرحله دوم شامل انتخاب مکان مناسب و هماهنگی‌های لازم با مسئولان محل برگزاری می‌شود. این مرحله نیازمند بررسی ظرفیت، امکانات فنی، دسترسی و سایر ویژگی‌های مکان انتخابی است. در این مرحله، تهیه فهرست تجهیزات و وسایل لازم و هماهنگی با تأمین‌کنندگان نیز انجام می‌شود.
مرحله سوم، تبلیغات و بازاریابی رویداد است که شامل طراحی محصولات تبلیغاتی، راه‌اندازی کمپین‌های آنلاین و آفلاین و دعوت از شرکت‌کنندگان می‌شود. در این مرحله، استفاده از شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایت سازمان و کانال‌های مختلف ارتباطی بسیار اهمیت دارد.
مرحله چهارم، آماده‌سازی محل و تجهیزات در روز رویداد است. این مرحله شامل چیدمان فضا، تست تجهیزات صوتی و تصویری، آماده‌سازی غرفه‌ها یا استندها و هماهنگی نهایی با تمامی عوامل دخیل در برگزاری می‌شود.
مرحله پنجم، اجرای رویداد و نظارت بر جزئیات مختلف در طول برگزاری است. کنترل کیفیت خدمات، پاسخگویی به سؤالات شرکت‌کنندگان و حل مشکلات احتمالی از وظایف اصلی تیم اجرایی در این مرحله محسوب می‌شوند.
مرحله ششم و پایانی، ارزیابی نتایج و جمع‌آوری بازخوردهاست. این مرحله شامل تحلیل میزان موفقیت در دستیابی به اهداف، بررسی نظرات شرکت‌کنندگان و شناسایی نقاط قوت و ضعف برای بهبود رویدادهای آتی می‌شود.
وسایل مورد نظر برای برگزاری ایونت
انتخاب و تهیه تجهیزات مناسب یکی از عوامل کلیدی موفقیت در برگزاری رویداد محسوب می‌شود. وسایل لازم بسته به نوع رویداد، تعداد شرکت‌کنندگان و بودجه متفاوت است. تجهیزات صوتی و تصویری از مهم‌ترین نیازهای هر رویداد محسوب می‌شوند. میکروفون‌های بی‌سیم و با سیم، اسپیکرهای باکیفیت، پروژکتور یا نمایشگرهای بزرگ و سیستم‌های کنترل روشنایی برای ایجاد فضایی مناسب و انتقال مؤثر پیام ضروری هستند.
لوازم پذیرایی و سرو غذا نقش بسیار مهمی در تجربه شرکت‌کنندگان ایفا می‌کنند. لیوان کاغذی به‌عنوان یکی از پرکاربردترین ظروف یک‌بارمصرف در رویدادها محسوب می‌شود که برای سرو نوشیدنی‌های گرم و سرد بسیار مناسب است. این لیوان‌ها قابلیت چاپ لوگو و پیام‌های تبلیغاتی را نیز دارند.
بشقاب کاغذی از دیگر ظروف ضروری برای سرو غذاهای مختلف در رویدادهاست. این ظروف در اندازه‌ها و طرح‌های متنوع در بهکام تولید می‌شوند و برای سرو انواع غذاهای اصلی، میان‌وعده‌ها و دسرها مناسب هستند. استفاده از بشقاب‌های کاغذی باکیفیت باعث ایجاد تصویر مثبتی از رویداد می‌شود.
انواع ظروف کاغذی شامل کاسه‌های کاغذی، ظروف بسته‌بندی غذا و ظروف مخصوص سالاد نیز در رویدادهای مختلف کاربرد فراوانی دارند. این ظروف به دلیل سبک‌بودن، قابلیت بازیافت و تنوع در طرح و رنگ، گزینه مناسبی برای رویدادهای مختلف محسوب می‌شوند.
تجهیزات چیدمان و دکوراسیون شامل میز و صندلی، پارچه‌های تزیینی، گل‌آرایی، بنرها و استندهای نمایشگاهی نیز از اقلام ضروری هستند. این تجهیزات باید با تم کلی رویداد هماهنگ باشند و فضایی دلنشین و حرفه‌ای ایجاد کنند.
برای برگزاری ایونت چه مجوزی لازم است؟
کسب مجوزهای قانونی لازم یکی از مراحل حیاتی در فرایند برگزاری ایونت است که نادیده‌گرفتن آن می‌تواند عواقب جدی به همراه داشته باشد. نوع مجوزهای لازم بسته به ماهیت رویداد، مکان برگزاری، تعداد شرکت‌کنندگان و فعالیت‌هایی که رویداد انجام خواهند شد، متفاوت است.
برای برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌های فرهنگی، اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی الزامی است. این مجوز شامل بررسی محتوای برنامه، مشخصات سخنرانان و اهداف کلی رویداد می‌شود.
رویدادهای تجاری و نمایشگاه‌ها نیازمند مجوز سازمان صنعت، معدن و تجارت مربوطه هستند. این مجوز شامل بررسی صلاحیت برگزارکننده، مشروعیت فعالیت‌های تجاری و رعایت قوانین مربوط به فعالیت‌های بازرگانی است.
مجوز شهرداری برای استفاده از فضاهای عمومی، پارک‌ها یا سالن‌های تحت نظارت شهرداری ضروری است. این مجوز شامل بررسی ایمنی محل و رعایت مقررات شهرداری می‌شود. همچنین، برای رویدادهای خیابانی یا جشنواره‌های فضای باز، هماهنگی با پلیس راهور جهت تنظیم ترافیک الزامی است.
رویدادهای غذایی و نمایشگاه‌های مواد خوراکی نیازمند مجوز وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی هستند. این مجوز شامل بررسی شرایط بهداشتی تأمین‌کنندگان غذا، کیفیت مواد اولیه و رعایت استانداردهای سلامت است.
هزینه برگزاری ایونت و بودجه بندی آن
هزینه برگزاری ایونت یکی از مهم‌ترین عواملی است که در مراحل اولیه برنامه‌ریزی باید به‌طور دقیق محاسبه و کنترل شود. برآورد صحیح هزینه‌ها و تخصیص منابع مالی به بخش‌های مختلف تأثیر مستقیمی بر کیفیت و موفقیت رویداد خواهد داشت. مهم‌ترین هزینه‌های ایونت عبارت‌اند از:
- هزینه اجاره مکان معمولا بزرگ‌ترین بخش بودجه رویدادها را تشکیل می‌دهد. این هزینه بسته به موقعیت جغرافیایی، امکانات موجود، ظرفیت سالن و مدت‌زمان استفاده متفاوت است. سالن‌های مجهز در مراکز شهرها دارای قیمت بالاتری نسبت به فضاهای حومه‌ای هستند؛ اما دسترسی آسان‌تری برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌آورند
- هزینه‌های تجهیزات صوتی و تصویری بخش قابل‌توجهی از بودجه را به خود اختصاص می‌دهد. هزینه اجاره پروژکتور، سیستم صوتی، میکروفون، نورپردازی و تجهیزات فنی دیگر به کیفیت و پیچیدگی لازم بستگی دارد. برای رویدادهای ساده، هزینه این بخش کمتر از ده درصد کل بودجه خواهد بود؛ اما برای رویدادهای مجلل ممکن است به سی درصد برسد
- هزینه‌های پذیرایی نیز سهم بالایی در بودجه کلی دارند. نوع غذا، تعداد شرکت‌کنندگان و سطح خدمات تأثیر مستقیمی بر این هزینه‌ها دارند
- هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات شامل طراحی و چاپ مواد تبلیغاتی، تبلیغات آنلاین و هزینه‌های مربوط به دعوت از شرکت‌کنندگان است. این بخش معمولا بین پنج تا پانزده درصد کل بودجه را شامل می‌شود
- هزینه‌های منابع انسانی شامل حق‌الزحمه مجریان، تکنسین‌های فنی، نیروهای امنیتی و سایر پرسنل در روز برگزاری است. این هزینه‌ها بسته به تعداد نفرات لازم و ساعات کار متفاوت خواهد بود
- هزینه‌های جانبی شامل بیمه رویداد، مجوزهای قانونی، حمل‌ونقل تجهیزات، هدایای تبلیغاتی و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده نیز باید در نظر گرفته شود. معمولا ده تا پانزده درصد بودجه برای موارد اضطراری کنار گذاشته می‌شود
راهنمای انتخاب مکان مناسب برای برگزاری ایونت
انتخاب مکان مناسب یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در برگزاری ایونت محسوب می‌شود. مکان انتخابی باید با ماهیت رویداد، تعداد شرکت‌کنندگان، بودجه در دسترس و اهداف کلی برنامه هماهنگ باشد.
ظرفیت و فضای فیزیکی اولین معیار انتخاب محل است. سالن انتخابی باید بتواند تمامی شرکت‌کنندگان را در خود جای دهد؛ ولی نباید بیش از حد بزرگ باشد.
دسترسی و موقعیت جغرافیایی از عوامل مهم دیگر است. محل برگزاری باید دسترسی آسان به وسایل حمل‌ونقل عمومی و پارکینگ کافی داشته باشد. برای شرکت‌کنندگان خارج از شهر، نزدیکی محل برگزاری به هتل‌ها و مراکز اقامتی نیز اهمیت دارد.
امکانات فنی و زیرساختی مکان شامل سیستم صوتی، تهویه‌مطبوع، روشنایی مناسب و دسترسی به اینترنت پرسرعت باید بررسی شوند. بسیاری از مکان‌ها دارای تجهیزات پایه هستند؛ اما برای رویدادهای تخصصی ممکن است نیاز به تجهیزات اضافی باشد.
معرفی شرکت های برگزار کننده ایونت ها
صنعت برگزاری ایونت در سال‌های اخیر رشد چشمگیری داشته است و شرکت‌های متعددی در این حوزه فعالیت می‌کنند. این شرکت‌ها خدمات جامعی از طراحی و برنامه‌ریزی تا اجرا را ارائه می‌دهند.
شرکت‌های بزرگ برگزاری رویداد معمولا دارای تیم‌های تخصصی در بخش‌های مختلف مانند طراحی، بازاریابی، فنی، اجرایی و پشتیبانی هستند. این شرکت‌ها قابلیت مدیریت رویدادهای بزرگ و پیچیده را دارند و معمولا با سازمان‌های بزرگ و نهادهای دولتی همکاری می‌کنند.
شرکت‌های متوسط و کوچک نیز خدمات مناسبی برای رویدادهای کوچک و تخصصی ارائه می‌دهند. این شرکت‌ها معمولا در زمینه‌های خاصی مانند رویدادهای فرهنگی، همایش‌های علمی یا مراسم اجتماعی تخصص دارند.
در انتخاب شرکت برگزارکننده، باید سابقه کار، نمونه‌کارهای قبلی، تیم فنی و اجرایی، امکانات و تجهیزات، شبکه تأمین‌کنندگان، قیمت خدمات و میزان تخصص در نوع رویداد مورد نظر توجه کرد. همچنین بررسی نظرات مشتریان قبلی و بازدید از رویدادهای اجراشده توسط شرکت، می‌تواند در تصمیم‌گیری مؤثر باشد.
جمع‌بندی
برگزاری ایونت موفق نیازمند ترکیب مناسبی از برنامه‌ریزی دقیق، منابع مالی کافی، تیم متخصص و اجرای حرفه‌ای است. عوامل مختلفی از تعیین اهداف روشن گرفته تا انتخاب مکان مناسب، تهیه تجهیزات لازم و کسب مجوزهای قانونی در موفقیت نهایی رویداد مؤثر هستند. در پایان، خوب است به این نکته اشاره کنیم که بهکام به‌عنوان یکی از برترین تولیدکنندگان انواع ظروف یک‌بارمصرف، می‌تواند نقش مهمی در موفقیت ایونت شما ایفا کند.